Proceso Administrativo

Hay cuatro habilidades básicas de gestión que debes dominar para tener éxito en la administración de tu negocio. 

Estas cuatro habilidades básicas son 

• Planear 
• Organizar 
• Dirigir
• Controlar 

Se explican por separado y en detalle a continuación.

Planeación

La planeación es el primer y más importante paso en cualquier tarea de administración. También es el paso más pasado por alto o deliberadamente omitido. Omitir esta tarea es invitar a un desastre seguro.

Aunque la mayoría de la gente asocia la planeación a largo plazo con la planificación de los negocios en general, también hay diferentes niveles de planeación:

• Planificación Estratégica
• Planificación Táctica
• Planificación Operativa

Y hay diferentes tipos de planificación:

• Planeación de Desastres
• Planeación de la Sucesión
• Planeación de Crisis
• Planeación de Compensación

Organización

Un gerente debe ser capaz de organizar los equipos, tareas y proyectos con el fin de conseguir que el trabajo del equipo se realice de la manera más eficiente y eficaz. 

Es evidente que la Planeación y la Organización están muy relacionadas, la Planeación se centra en lo que hay que hacer, la Organización es más operativa y se centra más en la forma de hacer el trabajo mejor.

Al organizar el trabajo, es necesario:

a. determinar las funciones necesarias,

b. asignar tareas a los roles,

c. determinar el mejor recurso (personas o equipos),

d. obtener los recursos y asignarlos a los roles y

e. asignar recursos a las funciones y delegar autoridad y responsabilidad a los mismos.

Si tu equipo necesita o produce algo más que información, debes organizar todo para que tu equipo consiga lo que necesite cuando lo necesite, y puedan compartirlo con el resto del equipo en el momento adecuado.

Por último, recuerda, rara vez es suficiente organizar las cosas una sola vez. Con los constantes cambios en los recursos, las metas, y los factores externos por lo general tendrás que reorganizar para ajustarte a ellos.

Dirección

Dirigir es el paso de acción una vez que has planeado y organizado el trabajo. Ahora tienes que dirigir a tu equipo para hacer el trabajo. 

Comienza por asegurarte de que el objetivo es claro para todos en el equipo. 

• ¿Todos saben cuál es la meta? 
• ¿Todos saben cuál es su rol para conseguir la meta? 
• ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc) para hacer su parte?

Serás más eficaz en dirigir al equipo hacia su objetivo si “jalas” (los guías) en lugar de empujarlos (sentarte a dar órdenes). Motivaras a las personas de tu equipo y ayudaras e inspiraras sus metas.

Control

En los pasos anteriores, has planeado el trabajo, organizado los recursos para que esto ocurra de manera más eficiente, y dirigió el equipo para empezar a trabajar. 

En la etapa de control, supervisaras el trabajo que se realiza. Se trata de comparar el progreso real con el plan. Verificar que la organización está funcionando como lo diseñaste.

Si todo va bien, no será necesario hacer nada más que monitorear. Sin embargo, eso rara vez sucede. Alguien se enferma, la base de datos se daña, un competidor clave baja sus precios, un incendio destruye el edificio de al lado y hay que evacuar durante varios días, etcétera. El paso de control ahora dicta que hay que tomar medidas para minimizar el impacto y que las cosas vuelvan a la meta deseada lo más rápido posible.

A menudo, esto nos remonta a la etapa de Planeación. A veces se puede requerir un cambio en la organización. Y tendrás que volver a dirigir hacia las nuevas metas e inspirar a tu equipo. Luego, por supuesto, controlaras el nuevo plan y ajustaras si es necesario. 

Este ciclo continúa hasta que se complete la tarea.

Con información de: http://management.about.com/od/managementskills/a/level1managementskills.htm